En nuestra cuarta entrega, titulada Capacitación CTPAT, nos centramos en los requisitos obligatorios de capacitación en seguridad de la Asociación Comercial Aduanera contra el Terrorismo (CTPAT) para los empleados, incluida la concientización sobre la seguridad, la instrucción sobre cómo cumplir los lineamientos de seguridad de la CTPAT y la familiarización con las políticas y los procedimientos de seguridad de la organización.
A medida que continuamos con la quinta parte de nuestra serie, destacaremos cómo mantener el cumplimiento de los lineamientos del programa y abordaremos consejos y trucos para el proceso de validación nueva, donde se incluye lo siguiente:
- Validación nueva virtual y presencial.
- Cómo prepararse para una validación nueva.
- ¿Qué esperar durante una validación nueva?
- ¿Qué tipos de prácticas deben tener implementadas las empresas para lograr obtener el estatus de nivel III?
A medida que la globalización continúa aumentando, la seguridad de la cadena de suministro se ha convertido en un tema crítico para las empresas de todo el mundo. CTPAT es un programa voluntario creado por la Oficina de Aduanas y Protección Fronteriza de Estados Unidos (CBP) para mejorar la seguridad de las cadenas de suministro de las organizaciones participantes. En el programa CTPAT se ofrecen beneficios como procesamiento acelerado de carga, inspecciones reducidas y relaciones mejoradas con la CBP. Sin embargo, para mantener estos beneficios, las empresas deben cumplir los lineamientos del programa y someterse a un proceso de validación nueva cada pocos años.
Validación nueva
El proceso de validación nueva de CTPAT generalmente se lleva a cabo cada cuatro años e implica una revisión para establecer si las prácticas de seguridad de la cadena de suministro de una empresa cumplen con los lineamientos del programa. En el proceso de validación nueva se incluye lo siguiente:
- Una solicitud.
- Una revisión del perfil de seguridad.
- Visitas a sitios nacionales e internacionales.
Las visitas al sitio pueden realizarse de forma virtual o presencial según la ubicación de la empresa, el tamaño de esta y otros factores. BSI ha visto un aumento en las visitas de validación virtual para sitios internacionales, especialmente para empresas que tienen certificación nivel III en el programa de la CTPAT. Las empresas deben demostrar que cumplen con los lineamientos del programa, lo que incluye mantener prácticas de seguridad eficaces, mantener documentación precisa y completa y monitorear e informar cualquier incidente relacionado con la seguridad.
El incumplimiento puede resultar en la pérdida de los beneficios del programa, incluido el procesamiento acelerado de la carga y la reducción de las inspecciones, lo que puede generar demoras y mayores costos.
Preparación
Para prepararse para la validación nueva, las empresas deben realizar lo siguiente:
- Averiguar si ha habido algún cambio o alguna actualización en los lineamientos del programa.
- Someterse a una revisión integral de sus prácticas y documentación de seguridad de la cadena de suministro para garantizar que se estén en consonancia con dichos lineamientos.
- Identificar cualquier brecha potencial y tome medidas inmediatas para abordarla.
- Trabajar con el sitio o los sitios seleccionados para la evaluación para garantizar que estén preparados.
- Por último, comunicarse con los socios de la cadena de suministro para garantizar que se hayan comprendido de manera clara los requisitos del programa para verificar su cumplimiento.
Validación nueva virtual
Durante una validación nueva virtual, las empresas deben estar preparadas para demostrar el cumplimiento de los lineamientos del programa mediante documentación y entrevistas y tener toda la documentación relevante disponible y accesible durante la visita virtual al sitio. BSI ha descubierto que se pone mayor énfasis en la documentación relacionada con la seguridad, como registros de visitantes y conductores, registros de inspección de remolques y contenedores y registros de sellos, durante las validaciones virtuales.
Además, las empresas deben asegurarse de que el personal adecuado esté disponible para las entrevistas y pueda responder preguntas relacionadas con sus prácticas de seguridad de la cadena de suministro.
Nivel III
Para lograr obtener el estatus de nivel III, el nivel más alto de participación en la CTPAT, las empresas deben contar con prácticas rigurosas de seguridad en la cadena de suministro. En estas prácticas se deben incluir evaluaciones de riesgos de seguridad, capacitación en seguridad y protocolos de seguridad para proveedores y socios. Las empresas también deben monitorear e informar cualquier incidente relacionado con la seguridad y tener procedimientos establecidos para abordarlos rápidamente. BSI alienta a los miembros de la CTPAT a destacar las mejores prácticas, incluido el uso de software para automatizar el proceso de evaluación, ante la CBP durante su validación nueva. El uso del software SCREEN de BSI se ha citado como una mejor práctica durante las validaciones y validaciones nuevas de la CTPAT.
Mantener el cumplimiento de los lineamientos del programa CTPAT es fundamental para mantener los beneficios del programa.
En la sexta parte, la última entrega de nuestra serie CTPAT, los expertos en seguridad y resiliencia de BSI se centrarán en las mejores prácticas y abordarán algunas de las estrategias clave que los participantes exitosos de CTPAT han implementado para mejorar la seguridad de su cadena de suministro y agilizar las operaciones, y brindarán recomendaciones a las organizaciones sobre cómo implementar estas mejores prácticas.
Lea también nuestro Informe de perspectivas sobre riesgos en la cadena de suministro Serie en la que Tony Pelli analiza los beneficios de la diversificación de proveedores para reducir los riesgos dentro de su cadena de suministro. Obtenga información de la serie completa con la parte uno: ¿Qué es CTPAT y cuáles son sus beneficios?.
Para obtener más información de BSI sobre otros temas de EHS y confianza digital, visite nuestro Rincón de los expertos. Para obtener actualizaciones en tiempo real sobre los principales problemas de la cadena de suministro, regístrese en la herramienta Connect SCREEN de BSI; esta plataforma brinda análisis diario sobre las últimas y más relevantes tendencias de la cadena de suministro global.
