Gli audit di BSI per la sicurezza alimentare durante la pandemia da Coronavirus

Standard globali BRCGS

Per i siti operativi in cui non sia possibile l’audit fisico e laddove la mancanza dell’audit porti alla scadenza della certificazione, previa approvazione da parte della gestione BSI, la validità della certificazione sarà estesa per sei mesi. Eventuali estensioni saranno approvate dal gestore del programma BRCGS di BSI e si baseranno su valutazioni del rischio documentate nell’arco di otto ore, che riguarderanno:

1. la storia della certificazione;
2. il piano di risposta all’emergenza COVID-19 del sito operativo;
3. audit interni;
4. cambiamenti significativi;
5. reclami dei clienti, richiami e ritiri;
6. riunioni della dirigenza;

Le non-conformità saranno comunque segnalate e dovranno essere rettificate nel sito operativo secondo la tempistica di close-out dello standard BRCGS.

Una volta reso accessibile il sito, si renderà necessario il normale audit fisico completo.

BRCGS Packaging: se il sito è certificato per Issue 5, la valutazione del rischio sarà condotta su tale livello. Quando i divieti di spostamento saranno revocati, dovrà essere effettuato al più presto un audit Issue 6 completo sul sito.

BRCGS Gluten Free: se il sito utilizza un programma di terzi che consente ai remote audit di supportare il GFCP, è possibile utilizzare il principio del remote audit di terzi.

Audit senza preavviso: tutti gli audit senza preavviso sono sospesi e saranno condotti come audit con preavviso.

Clienti nuovi o trasferimento di certificazione: BSI non accetta clienti nuovi o per il trasferimento di certificazione senza prima condurre un’ispezione fisica del sito, pertanto i clienti la cui certificazione è in corso di trasferimento devono ritornare al loro ente certificatore originario.

In base allo stadio del ciclo di audit o di certificazione in cui vi trovate, BSI applica tecniche differenti per i siti ubicati laddove siano in vigore i divieti di spostamento e/o accesso.

Audit di certificazione: a seconda delle circostanze, essi saranno posticipati fino a sei mesi oppure saranno condotti con l’utilizzo della tecnologia a distanza. Per essere idonei al remote audit, la vostra attività deve anticipatamente dimostrare a BSI la sua capacità tecnologica a sostenerlo.

Audit di ri-certificazione: qualora una valutazione del rischio rilevi un basso livello di rischio associato all’utilizzo della tecnologia di remote audit, essa sarà la modalità con cui verrà condotto il vostro audit. Si renderà ancora necessario un audit in loco quando non sussisterà più il divieto di spostamento e/o accesso. Se i risultati della valutazione del rischio non suggeriscono l’appropriatezza del remote audit, la certificazione potrà essere estesa fino a sei mesi, a seconda delle circostanze.

Audit di certificazione: a seconda delle circostanze, gli audit di certificazione saranno posticipati fino a sei mesi oppure saranno condotti con l’utilizzo della tecnologia a distanza. Per essere idonei al remote audit, la vostra attività deve anticipatamente dimostrare a BSI la sua capacità tecnologica a sostenerlo.

Audit ispettivi: qualora una valutazione del rischio rilevi un basso livello di rischio associato all’utilizzo della tecnologia di remote audit, essa sarà la modalità con cui verrà condotto il vostro audit. Si renderà ancora necessario un audit in loco quando non sussisterà più il divieto di spostamento e/o accesso. Se i risultati della valutazione del rischio non suggeriscono l’appropriatezza del remote audit, la certificazione potrà essere estesa fino a sei mesi, a seconda delle circostanze.

Audit di ri-certificazione: qualora una valutazione del rischio rilevi un basso livello di rischio associato all’utilizzo della tecnologia di remote audit, essa sarà la modalità con cui verrà condotto il vostro audit. Si renderà ancora necessario un audit in loco quando non sussisterà più il divieto di spostamento e/o accesso. Se i risultati della valutazione del rischio non suggeriscono l’appropriatezza del remote audit, la certificazione potrà essere estesa fino a sei mesi, a seconda delle circostanze.

Se il vostro audit Costco viene normalmente condotto attraverso un’appendice Costco ad uno standard GFSI, nel caso in cui quest’ultimo consenta i remote audit, la vostra ri-certificazione annuale dell’addendum Costco sara effettuata a distanza. Le modalità di gestione dei divieti di spostamento variano per ciascun programma GFSI, ma attualmente comprendono i periodi di estensione della certificazione, i remote audit e la possibilità di posticipare le ispezioni.

Se la vostra attività ha adottato una prassi di divieto di accesso ai visitatori, dovrete inviarla in una e-mail a FSA@costco.com e a foodglobal.admin@bsigroup.com per valutare la vostra idoneità al posticipo trimestrale dell’audit.

Se la vostra attività è temporaneamente chiusa, l’audit può essere posticipato a condizione che segnaliate la chiusura via e-mail a FSA@costco.com e al funzionario del Servizio Clienti BSI di zona, includendo la data prevista di riapertura della produzione.

Per i siti operativi che non possono essere sottoposti ad audit fisici e che, pertanto, subiranno una sospensione o la scadenza della loro certificazione, la procedura si baserà sulla valutazione del rischio, la quale determinerà se il sito certificato ha sviluppato/aggiornato le sue procedure e operazioni per garantire la continua conformità allo Schema FSSC e la fornitura di prodotti sicuri.

La valutazione documentata del rischio riesaminerà:

• la storia del sistema di gestione della sicurezza alimentare FSSC;
• ogni eventuale attività di conformità o procedure legali ancora in sospeso;
• la situazione presente e gli scenari futuri della vostra organizzazione, ai sensi dello standard IAF ID3:2011
  • l’approntamento e risposta all’emergenza, compresi l’impatto del COVID-19 e modifiche a processi o servizi esternalizzati a seguito della pandemia
• Cambiamenti chiave dall’ultimo audit;
• Valutazione delle prestazioni:
  • Stato degli obiettivi FSMS
  • Stato dei processi chiave di prestazione, inclusi, ma non solo, il monitoraggio e le azioni correttive di OPRP e CCP
  • Revisione della gestione
  • Audit interni: durante la pandemia le organizzazioni certificate dovrebbero incrementare la frequenza degli audit interni a supporto di FSMS e per garantire la sicurezza alimentare
• Reclami clienti e richiamo/ritiro dei prodotti

Il risultato della valutazione del rischio determinerà il corso d’azione nel breve termine e la messa in atto di limitazioni.

Audit di vigilanza

Risultato di rischio basso: la vostra certificazione v4.1 sarà mantenuta e l’audit di vigilanza di upgrade v5 sarà posticipato per un massimo di sei mesi entro l’anno solare. La tempistica per gli audit fra il 2019 e il 2020 non può superare i 18 mesi. Tale eccezione si applicherà anche al primo audit di vigilanza in seguito ad una certificazione iniziale.

Risultato di rischio elevato: la vostra certificazione v4.1 verrà sospesa.

Audit di ri-certificazione

Risultato di rischio basso: la vostra certificazione v4.1 verrà estesa fino a sei mesi. L’audit completo per la vostra ri-certificazione v5 deve essere completato entro il periodo di estensione della validità, con tempo sufficiente per completare il processo di certificazione e in anticipo rispetto alla scadenza dell’estensione della certificazione. Le nuove date della vostra certificazione V5 devono essere allineate con l’attuale ciclo di certificazione.

Risultato di rischio elevato: la vostra certificazione v4.1 verrà sospesa.

La possibilità di estendere la certificazione GlobalG.A.P. per dodici mesi è già inclusa nel sistema GLOBALG.A.P.. Per facilitare nelle difficoltà di spostamenti e/o accesso imposte dal COVID-19, la si può estendere per sei mesi sulla base della valutazione del rischio.

Le circostanze per cui l’estensione non è possibile sono le seguenti:

1. se il vostro sito operativo non è in produzione e se, entro il periodo di estensione, non si prevede di vendere alcun prodotto e di effettuare un raccolto prima della fine del semestre di estensione;
2. se non avete confermato a BSI che il vostro sito operativo continuerà con la certificazione dopo la sua estensione;
3. se il vostro sito ha inoltrato un reclamo che deve essere investigato in loco.

Azioni correttive: se potete dimostrare che non vi è possibile presentare azioni correttive entro il normale periodo di 28 giorni, vi potrebbe essere concesso un ulteriore periodo di estensione di 28 giorni.

La modalità con cui vengono gestiti gli audit ISO 22000 audits dipende dal tipo di audit calendarizzato.

Audit Livello 1: si possono condurre a distanza, a patto che la certificazione per il Livello 2 avvenga entro sei mesi dal Livello 1.

Audit Livello 2: si possono condurre entro sei mesi dall’audit Livello 1, ma i remote audit non sono consentiti.

Gli audit di vigilanza possono essere posticipati fino a sei mesi dalla data prevista per gli audit già calendarizzati, ma devono essere effettuati prima del 31 dicembre 2020. L’idoneità al posticipo sarà determinata in base a una valutazione BSI del rischio, che dovrà risultare in un rischio basso.

Gli audit di ri-certificazione possono essere posticipati fino a 6 mesi dalla data prevista. L’idoneità al posticipo sarà determinata in base a un colloquio a distanza e una valutazione BSI del rischio che non individui alcuna problematica significativa. Ciò non sostituisce l’audit effettivo, che si terrà in ogni caso dopo il posticipo.

McDonald’s offre varie soluzioni all’interno del suo programma di audit fornitori.

SQMS | Se il vostro audit SQMS è normalmente condotto utilizzando un’appendice SQMS ad uno standard GFSI e se quest’ultimo consente i remote audit, l’audit SQMS potrà essere condotto a distanza. Se la vostra attività non utilizza un’appendice al programma GFSI e non è possibile condurre fisicamente l’audit in loco, esso può essere posticipato di 90 giorni. La durata di tale periodo sarà rivista in base all’evolversi della pandemia.

Gli audit DQMP e GAP sono stati posticipati di 90 giorni. La durata di tale periodo sarà rivista in base all’evolversi della pandemia.

Gli audit GMP Categoria 1 senza preavviso saranno condotti come audit con preavviso.

I fornitori in corso di inserimento presso McDonald’s devono continuare a soddisfare i requisiti di presa in carico.

La gestione delle problematiche relative a spostamenti e/o accesso per i siti P&C RSPO dipende dallo stadio di certificazione in cui vi trovate.

Audit inziali: sono posticipati fino alla revoca delle limitazioni di spostamento e/o accesso e, quindi, al ripristino degli audit in loco.

Audit di vigilanza e ri-certificazione: possono essere posticipati fino a sei mesi, composti dai tre mesi regolari di estensione della licenza più tre mesi extra. Per essere idonei ai tre mesi aggiuntivi, è necessario un remote audit, che non sostituisce il vostro audit in loco ma lo posticipa soltanto per il semestre complessivo.

Remote audit RSPO:

• non saranno utilizzati laddove e quando gli audit in loco sono possibili;
• possono tenersi soltanto dopo l’estensione trimestrale regolare ma prima della fine dell’estensione dell’ulteriore trimestre;
• Si incentreranno su:

1. l’elenco degli indicatori P&C RSPO individuati dal Segretariato RSPO che possono essere ispezionati a distanza e ogni eventuale non-conformità deve essere risolta entro le tempistiche previste da P&C RSPO 2018 o prima di inoltrare la richiesta di estensione della licenza; in caso contrario, la certificazione verrà sospesa fino a quando non sarà possibile condurre un audit in loco;
2. la valutazione della documentazione che accompagna le eventuali non-conformità in sospeso dal vostro audit precedente.

In caso di un divieto di spostamento che riguarda il vostro sito operativo, RSPO al momento consente i remote audit per gli audit iniziali di certificazione, vigilanza e ri-certificazione. Durante i remote audit, la revisione della documentazione (compresi l’acquisto e la vendita di materiale certificato) rispetterà i requisiti dello standard della filiera alimentare RSPO. La gestione PalmTrace, inclusa l’estensione della licenza, seguirà la prassi corrente.

BSI può presentare a SQF una richiesta formale di proroga della data del vostro audit fino a sei mesi. A supporto della nostra richiesta, dobbiamo includere una valutazione documentata del rischio condotta da un perito abilitato SQF.

Tale valutazione, basata su quattro-otto ore, verterà sui seguenti:

• basso livello di rischio sufficiente associato alla concessione del cambio di data dell’audit
• revisione della documentazione che avvalli adeguatamente il basso livello di rischio

Audit senza preavviso: l’audit senza preavviso a cui i siti operativi nel loro terzo anno di ciclo dell’audit devono sottoporsi può essere sostituito da un audit con preavviso previsto nel 2020 e l’audit senza preavviso obbligatorio potrà essere posticipato al 2021, avvisandone BSI.

Audit di vigilanza: può avvenire in remoto se la vostra valutazione del rischio è bassa e indica che il vostro sito operativo è idoneo al remote audit, altrimenti, in alternativa, è possibile richiedere la proroga semestrale dell’audit di sorveglianza.

Woolworths sta regolarmente aggiornando i suoi processi.

Le informazioni che offriamo qui riguardano soltanto i seguenti tipi di audit WSE: standard WSE per la produzione alimentare, standard del settore (classificazione delle uova e carne) – operazioni di confezionamento al dettaglio dei prodotti pronti all’uso, bestiame da stalla (Australia), fornitori di servizi, bevande alcoliche Woolworths, standard della produzione Woolworths, HARPS, programma WSE per i beni di consumo ed etica Woolworths.

Se il vostro audit WSE è previsto entro il 30 giugno 2020, ciò che segue si applica al vostro sito operativo.

Qualora non esistano limitazioni alla visita di un perito BSI, il vostro audit potrà essere condotto in loco come previsto. Se invece esistono delle limitazioni ad un audit fisico:

1. si potrà considerare il remote audit, su previo accordo fra BSI e la vostra organizzazione;
2. laddove il remote audit non sia possibile, uno Specialista della Qualità Woolworth (WQS) completerà una valutazione del rischio secondo l’opzione appropriata (a, b, c oppure d).

• a. Frequenza annuale dell’audit, su base GFSI (accettato o respinto da Woolworths). Il WQS di competenza valuterà il rischio sulla base dell’audit storico del vostro sito operativo, così come delle sue tendenze in fatto di reclami e richiami/ritiri. I siti con revisioni positive potranno godere di un’estensione semestrale, mentre i siti con revisione negativa saranno contattati dal WQS che stilerà un quadro dei requisiti dell’audit, il quale potrebbe richiedere un remote audit.

• b. Frequenza biennale dell’audit, su base GFSI (accettato o respinto da Woolworths). Il WQS di competenza valuterà il rischio sulla base dell’audit storico del vostro sito operativo, così come delle sue tendenze in fatto di reclami e richiami/ritiri. I siti con revisioni positive potranno godere di un’estensione trimestrale o semestrale. La durata della vostra estensione dipenderà dalla qualità delle prestazioni del vostro sito operativo. I siti con revisione negativa saranno contattati dal WQS che stilerà un quadro dei requisiti dell’audit, il quale potrebbe richiedere un remote audit.
• Woolworths Supplier Excellence (WSE) di base (indipendente) e Harmonised Australian Retailer Produce Scheme (HARPS). Il WQS di competenza valuterà il rischio sulla base dell’audit storico del vostro sito operativo, così come delle sue tendenze in fatto di reclami e richiami/ritiri. Sulla base dei risultati evidenziati dalla revisione, il vostro sito dovrà essere sottoposto ad un audit in loco oppure in remoto, oppure la vostra certificazione verrà estesa per tre o sei mesi.
• Woolworths Supplier Excellence FoodCo. Asia WSE. Se il vostro è un sito operativo FoodCo. Asia (FCA), FCA gestisce ciascun fornitore caso per caso e concede l’estensione di conseguenza.