ISO 30301 기록 경영시스템

최근과 같이 기업의 지배 구조가 유지되기 어려운 상황에서, 산업 감독 당국의 높은 압력과 함께 재무 관리, 윤리적 거래, 정보 공개 및 의사 결정의 투명성의 제고가 중요해지고 있으며, 이를 위하여 회사는 관련 정보 제공에 대비해야 할 필요가 있습니다. 

ISO 30300 (정보 및 문서 – 기록경영시스템 – 기본사항 및 용어) 와 ISO 30301 (기록경영시스템 – 요구사항) 표준은 전 세계 27개국, 5개 대륙의 전문가들의 전문 지식을 바탕으로 개발되었습니다. 또한 이 두 개의 표준은 ISO 에서 개발된 다른 주요 표준들, ISO 9001(품질), ISO 14001(환경) 및 ISO/IEC 27001 (정보보안)과 호환 및 보완되도록 개발되었습니다. 

ISO 30300 국제표준은 기록관리에 대한 전체 시리즈의 기본사항과 공통 용어를 포함하는 포괄적인 표준이며, ISO 30301은 MSR (기록경영시스템)에 대한 구체적인 요구사항을 정의하고 있습니다. 추가적으로 ISO 30300 시리즈의 다른 표준들도 개발 중에 있습니다. 

ISO 30301 표준은 ISO/TC 46 (정보 및 문서화) 기술위원회에 의해 개발이 되었으며 SC 11 (문서/기록 관리) 분과 위원회도 공동 담당하였습니다. (본 표준 시리즈 개발은 약 15 년 전에 발표 된 ‘ISO 15489 – 정보 및 문서 – 기록 관리’ 표준을 통해 얻은 피드백과 경험도 통합하고 있습니다.)

ISO 30301 필요성

ISO 30300 시리즈는 조직의 목표와 전략에 따라 기록 생성 및 관리에 대한 체계적인 접근 방식을 제공합니다. MSS (경영시스템 표준, Management System Standards) 는 스토리지, 정보 검색, 정보 재 사용, 소송 및 실사와 같은 비용 효율적인 운영 프로세스를 지원합니다. MSR (기록경영시스템, Management systems for records) 을 개발하는 비용은 각 조직 내의 구현하고자 하는 범위에 따라 다르며 비즈니스 니즈와 위험 평가에 의해 결정됩니다. 

영리 및 비영리 조직, 기업, 정부 등의 여러 다양한 기관과 조직들은 MSR 구현을 통해 비용을 절감하고 외부 환경 변화 (아래 리스트 참조) 에 대한 대응력을 높일 수 있습니다. 

  • 점점 더 강화된 업계 내의 경쟁 상황
  • 기술의 진화로 인한 전자 상거래와 전자 정부의 대두 및 발전
  • 인터넷을 통한 커뮤니케이션 및 정보 보급의 가속화 
  • 규제 환경의 복잡성 증가 – 지역 내, 국가 차원 및 국제적 차원
  • 조직의 투명하고 사회적으로 책임 있는 비즈니스 운영에 대해 높아진 시민들의 기대치
  • 보안 위협 및 자연 재해 등 증가 된 외부 환경으로부터의 위험

기록 작성과 생성은 모든 조직의 활동과 프로세스 관리 및 시스템 유지에 필수적입니다. MSR은 비즈니스 효율성, 책임성, 리스크 관리 및 비즈니스 연속성을 가능하게 하고 기업이 비즈니스, 상업, 지식 자산으로서 정보 자원의 가치를 활용할 수 있도록 합니다. 동시에 MSR은 글로벌 및 디지털화 된 환경 속에서 조직의 기억과 자취를 보존하는 데 기여합니다.

기록관리에 대한 국제표준 시리즈는 정부 및 정부기관, 교육 관련 기관, 제조업 (특히 제약 및 광업)을 주로 타겟하고 있습니다. 또한, 원자력 및 통신과 같이 강력한 규제에 대한 준수가 필요한 곳은 물론, 사회적 책임 프로그램에 관여하는 기관과 회사는 특히 기록 관리에 대한 효과적인 이행으로 많은 이득을 얻을 수 있습니다.