Weryfikacja to proces mający na celu potwierdzenie dokładności zebranych danych dotyczących wprowadzonych F-gazów zgodnie z wymaganiami wynikającymi z Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 517/2014 z dnia 16 kwietnia 2014 r. w sprawie fluorowanych gazów cieplarnianych i uchylenia rozporządzenia (WE) nr 842/2006. W naszych działaniach koncentrujemy się na wiarygodności, wierności, jawności, rzetelności i zgodności informacji ze stanem faktycznym. 

Etapy weryfikacji

Działania wstępne 

Klient zainteresowany przeprowadzeniem weryfikacji przesyła (w formie elektronicznej lub papierowej) do BSI Group Polska Sp. z o.o. zapytanie ofertowe, które zapewnia przekazanie niezbędnych informacji (Verification Quote Request Form Part A).  

Do sporządzenia oferty potrzebne są co najmniej następujące informacje: 

1. w zakresie weryfikacji deklaracji zgodności wymaga się: 

• deklarację zgodności, 
• roczne sprawozdanie dot. F-gazów, jeśli >100 t eqCO2 
• pełną listę urządzeń dopuszczonych do swobodnego obrotu w Unii wraz z następującymi informacjami: 

• model urządzenia, 
• liczba urządzeń każdego modelu, 

• wskazanie typu wodorofluorowęglowodorów zawartych w każdym modelu,  
• ilość wodorofluorowęglowodorów w każdym urządzeniu, zaokrąglona z dokładnością do 1 grama,  
• całkowitą ilość wodorofluorowęglowodorów w kilogramach oraz w tonach ekwiwalentu CO2, 

• zgłoszenie celne dotyczące dopuszczenia urządzeń do swobodnego obrotu w Unii, 
• wyłącznie w przypadku, gdy wodorofluorowęglowodory zawarte w urządzeniach zostały wprowadzone do obrotu w Unii, a następnie wywiezione i wprowadzone w urządzenia poza UE: 

• faktura lub potwierdzenie dostawy, 
• oświadczenie złożone przez przedsiębiorstwo, które wprowadziło wodorofluorowęglowodory do obrotu, że ich ilość została bądź zostanie zgłoszona jako wprowadzona do obrotu w Unii oraz że nie została ani nie zostanie zgłoszona jako dostawa bezpośrednia w celu wywozu w rozumieniu art. 15 ust. 2 lit. c) rozporządzenia (UE) nr 517/2014, zgodnie z art. 19 rozporządzenia (UE) nr 517/2014 oraz z przepisami sekcji 5C załącznika do rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) nr 1191/2014,  
• upoważnienie do wykorzystania kontyngentu (jeżeli dotyczy), 
• raport z weryfikacji wystawiony za poprzedni rok, 

2. w zakresie weryfikacji rocznego sprawozdania wymaga się: 

• roczne sprawozdanie sporządzone na podstawie wzoru ustanowionego rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) nr 1191/2014 zmienionego rozporządzeniem wykonawczym Komisji (UE) 2017/1375, dostępnego na stronie internetowej Komisji Europejskiej, 
• informacji o wdrożonych systemach kontroli / procedury zapewnienia jakości danych 
• informacji o strukturze przedsiębiorstwa i jego lokalizacjach, 
• arkusze kalkulacyjne i stosowane formuły, 
• raport z weryfikacji wystawiony za poprzedni rok. 

W przypadku, gdy na etapie składania wniosku Klient nie dysponuje projektami w/w dokumentów, dopuszcza się przyjęcie wniosku na sporządzenie oferty w oparciu o uzgodniony formularz danych.  

Klient jest zobowiązany do uzupełnienia wniosku o wymagane dokumenty przed uzgodnioną datą weryfikacji. 

W kolejnym kroku sprawdzana jest kompletność wniosku. W przypadku konieczności wyjaśnienia jakichkolwiek informacji, Klient jest informowany o konieczności uzupełnienia wniosku. W przypadku gdy wnioskodawca nie dokona wskazanych uzupełnień w uzgodnionym terminie, wniosek pozostaje bez dalszego rozpatrzenia. 

Na podstawie przekazanych informacji BSI Group Polska Sp. z o.o. przeprowadza ocenę ryzyka związanego z podjęciem się weryfikacji, ocenia czy przedmiot zlecenia jest objęty zakresem akredytacji, dokonuje analizy posiadania niezbędnych kompetencji personelu oraz zasobów. Następnie ustalany jest czas niezbędny do przeprowadzenia działań weryfikacyjnych. 

Po dokonaniu analizy ryzyka i określeniu czasu weryfikacji zostaje przygotowana oferta na weryfikację wraz z ogólnymi warunkami umowy. 

W ofercie potwierdzane są następujące aspekty weryfikacji: cel i zakres weryfikacji, poziom pewności działań weryfikacyjnych oraz poziom istotności. 

Planowanie 

Po zaakceptowaniu przez Klienta oferty, BSI Group Polska Sp. z o.o. powołuje zespół do przeprowadzenia weryfikacji. Dobór zespołu weryfikującego odbywa się na podstawie posiadanych przez weryfikatorów kompetencji. 

Klient ma prawo pisemnego zgłoszenia uzasadnionego sprzeciwu wobec wyznaczenia każdego konkretnego członka zespołu weryfikującego. W odpowiedzi na uzasadniony sprzeciw BSI dokona zmiany składu zespołu. Dokonane zmiany mogą mieć wpływ na ustalony wcześniej termin przeprowadzenia weryfikacji. 

Powołany zespół weryfikacyjny ocenia skalę, charakter i złożoność czynności weryfikacyjnych (analiza strategiczna) oraz ocenia ryzyko zidentyfikowania istotnej nieprawidłowości lub niezgodności z kryteriami weryfikacji (analiza ryzyka). Na tej podstawie zostaje opracowany plan weryfikacji, przekazywany do Klienta.  

Plan weryfikacji może podlegać aktualizacji podczas weryfikacji w sytuacji, gdy zostaną zidentyfikowane: 

• zmiany zakresu lub harmonogramu działań, 
• zmiany lokalizacji i źródeł informacji, 
• dodatkowe ryzyka lub zmieni się poziomy ryzyka.  

Wszelkie zmiany do planu są komunikowane Klientowi. 

Weryfikacja obejmuje inspekcję na miejscu w instalacji. BSI Group Polska Sp. z o.o. dopuszcza wykonanie weryfikacji z użyciem technologii informacyjno-komunikacyjnych (ICT), takie jak interaktywna współpraca przy użyciu sieci www, spotkania internetowe, telekonferencje i/lub elektroniczna weryfikacja procesów Klienta. Działania te muszą być zidentyfikowane w planie weryfikacji, a czas na nie poświęcony wlicza się w czas weryfikacji. Prowadzenie weryfikacji z użyciem ICT ma zapewnić taką samą skuteczność weryfikacji jak realizowanej w lokalizacjach Klienta. 

Weryfikacja 

Weryfikacja jest przeprowadzona w drodze szczegółowego badania danych, łącznie z prześledzeniem danych do źródła danych pierwotnych, krzyżową kontrolą danych z zewnętrznymi źródłami danych, wykonaniem uzgodnienia danych, sprawdzaniem wartości progowych w odniesieniu do odpowiednich danych i dokonaniem ewentualnych obliczeń. 

Podczas procesu weryfikacji zbierane są dowody potwierdzające prawidłowość procesu realizowanego u danego Klienta. Dowody zbierane są w postaci skanów, wyciągów, kserokopii, odpisów z dokumentów i zapisów, dotyczących monitorowanych przez Klienta wielkości i parametrów. 

Jeżeli nie można uzyskać wystarczających informacji od Klienta, a są one niezbędne do sformułowania opinii, BSI Group Polska Sp. z o.o. w porozumieniu z Klientem odstępuje od dalszych działań weryfikacyjnych. Jeśli podczas weryfikacji zespół weryfikatorów stwierdzi nieprawidłowości lub niezgodności, które uniemożliwią wydanie opinii, informuje o nich w odpowiednim terminie Klienta i zwraca się do niego o wprowadzenie odpowiednich korekt w ustalonym wspólnie terminie. Weryfikator odnotowuje usunięcie nieprawidłowości i dokonuje ustaleń, czy mają one istotny wpływ na całkowitą wielkość raportowanych danych, oraz czy wymagana będzie dodatkowa wizyta u Klienta, czy też dowody usunięcia niezgodności mogą być zaakceptowane na podstawie przekazanej dokumentacji. W przypadku pozytywnego rozpatrzenia weryfikator wznawia proces weryfikacji. 

Wnioski z działań weryfikacyjnych są podsumowywane w oświadczeniu weryfikacyjnym (Sprawozdaniu z weryfikacji), które zawiera wniosek dotyczący wyniku weryfikacji. 

Wynik pozytywny ma miejsce, gdy weryfikator stwierdzi, że deklaracja została zweryfikowany z wystarczającą pewnością.  

W takim przypadku oświadczenie weryfikacyjne zostanie wydane z opinią "zweryfikowano jako zadowalające" lub "zweryfikowano z uwagami". W przypadku wydania Sprawozdania zweryfikowanego z uwagami, uwagi nie mogą stanowić istotnej niezgodności lub dotyczyć błędów w danych (wszystkie błędy w danych należy poprawić bez względu na ich wpływ na istotność). 

Wynik negatywny („niezweryfikowane”) ma miejsce, gdy weryfikator stwierdzi, że deklaracja (Sprawozdanie/Deklaracja) zawiera istotne nieprawidłowości lub niezgodności. Weryfikator może stwierdzić, że dowody przedstawione przez Klienta są niewystarczające do stwierdzenia z wystarczającą pewnością, że deklaracja jest wolna od istotnych nieprawidłowości. Sytuacje, które mogą prowadzić do takiego wniosku, to: 

• brak danych, które uniemożliwiają weryfikatorowi uzyskanie dowodów niezbędnych do zmniejszenia ryzyka weryfikacyjnego do poziomu koniecznego do uzyskania racjonalnego poziomu pewności, 

• Klient nie udostępnił wystarczających informacji umożliwiających przeprowadzenie weryfikacji. 

W przypadku zaistnienia którejkolwiek z powyższych sytuacji weryfikator wydaje oświadczenie z opinią "niezweryfikowane" i uzasadnia powód takiej decyzji. 

Niezależny przegląd 

Po zakończeniu przez zespół weryfikacyjny działań i sporządzeniu projektu oświadczenia weryfikacyjnego (Sprawozdania z weryfikacji), całość dokumentacji jest poddawana niezależnemu przeglądowi przez kompetentną osobę niezaangażowaną w planowanie i wykonanie weryfikacji (recenzent). 

Recenzent dokonuje przeglądu dokumentacji z weryfikacji w celu zapewnienia, że proces weryfikacji jest prowadzony zgodnie z mającymi zastosowanie wymaganiami prawnymi, procedury dotyczące działań weryfikacyjnych zostały prawidłowo przeprowadzone, zachowano należytą staranność zawodową i profesjonalny osąd, istnieją wystarczające dowody na poparcie decyzji weryfikacyjnej, istnieje pełna i szczegółowa ścieżka audytowa umożliwiająca odtworzenie działań weryfikacyjnych oraz że można wydać oświadczenie weryfikacyjne. 

Jeżeli po niezależnym przeglądzie wystąpią okoliczności mogące spowodować zmiany w sprawozdaniu z weryfikacji, Recenzent musi dokonać przeglądu tych zmian wraz ze wspierającymi je dowodami.